El ingreso al grupo es un proceso de participación y democracia. Debe contar con la aprobación de por lo menos el 51% de todos los miembros activos del grupo; no lo elige ni el Coordinador del Grupo, ni la Representación legal. Cada año para la celebración del 20 de julio (Fiesta Patria), se lleva a cabo una reunión en la que se postulan aspirantes y se toman las decisiones de ingreso.
Para ser miembro del grupo existe un procedimiento que es el siguiente:
1. Acercamiento al grupo para conocer: a) el Programa Nacional de apropiación social Vigías del Patrimonio promovido por el Ministerio de Cultura y; b) el proyecto o las actividades que desarrollamos como Grupo Huiltur.
2. Presentar solicitud de ingreso por medio de una carta dirigida a la Coordinación del Grupo. En ella deberá expresarse la intensión de querer ser miembro de Vigías del Patrimonio Huiltur; contarnos cuáles son sus motivos y cuál cree podría ser su aporte en pro de la causa patrimonial.
3. Los miembros activos son enterados de la solicitud de ingreso. Lo que conlleva al aspirante a:
4. Darse a conocer: Para los integrantes del Grupo Huiltur “ser Vigía del Patrimonio, implica reconocernos como personas de bien, ser ejemplos para la comunidad; somos una familia que construye tejido social y buscamos aportar al crecimiento y formación integral de sus miembros de manera positiva. De esta forma logramos seguir contribuyendo a la construcción de una ciudadanía consciente de su propia identidad”. Por esta razón es importante que aspirantes participen en actividades que desarrolle el grupo, que bien pueden ser capacitaciones, talleres, salidas de campos u otros. De esta manera los miembros conocen de sus valores, actitudes y capacidades, para así tomar sus propias decisiones el día de la votación.
5. 20 julio de cada año, la coordinación del grupo elabora el listado oficial de miembros.
